筹划组织会议活动涉及很多方面,笔者通过实践总结认为,要组织好一场会议活动,可综合运用三种思维方法。
要素分析法
从要素出发梳理筹备工作,有利于在准备阶段“拆解”一场会议活动,从而由点及面地展开工作。基本思路是从要素去发散,以任务为线索,对细节作完善。不同的内容涉及不同要素,从共性来看,一般会有“人、材、物”几个方面,即参会的人、会议材料和会议所需物品、场地等。在图①中,笔者对于如何进行要素分析作了初步展示。
首先应该将会议活动中涉及的要素列出并逐步细分。以“人”这一要素为例,主要包括参会领导(包括重要的特邀嘉宾等)、参会代表和筹备服务人员三大类。要明确谁来开会、来多少人、任务分别是什么、完成上述任务需要具备什么条件。例如,参会领导的任务是到会、主持会议或发表讲话、与参会代表合影。那么,我们一要通知参会领导会议时间地点等事项,准备好请柬、车证等必备物品,确保参会领导按时到会;二要起草报批主持词、讲话稿等会议材料,确保顺利开会;三要根据参会领导情况进行席次和合影次序安排等,确保圆满完成。
从整个会议筹备角度看,要素分析是基础,是一种网络状、多中心的分析方法,“人、材、物”等各种要素梳理过程中会有交叉和联系,有利于各要素互相查遗补缺,比较适用于筹备时间充足、较为复杂的大型会议活动。