会
务
接
待
手
册
目录
会前工作（按顺序）..........................................................5
议题及参会人员范围的确定....................................................5
会议场所的选定..............................................................5
会议通知的起草..............................................................5
申报会议预算................................................................5
人员确认....................................................................5
设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）............................5
预定........................................................................6
车辆安排....................................................................6
起草会务组工作安排表........................................................6
会务宣传品的制作............................................................6
食品的采买..................................................................6
指导服务员的工作............................................................6
会中工作（按顺序）..........................................................7
会议室保障..................................................................7
汇报人员的保障..............................................................7
用餐的保障..................................................................7
住宿的保障.................................................................8
会后工作（按顺序）..........................................................8
离会车辆安排................................................................8
退房........................................................................8
设备整理....................................................................8
结账........................................................................8
设备归还....................................................................8
费用报销....................................................................8
会务总结....................................................................8
附件：
附件一：会议通知样式..............................................................10
附件二：会务通知样式..............................................................11
附件三：会议预算/结算清单样式.....................................................14
附件四：会务分工明细表............................................................15
附件五：会议签到表................................................................17
《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排与食宿安排登记。
流程图：
人员
时序
会议组织部门
会务组
相关部门
备注
咨询酒店会议室及客房信息等。
1.预定会议室、用餐、会议设备。
2.与会人员接送的车辆安排。
3.了解会议地点周边餐饮娱乐信息。
4.如有住宿需求，应预定客房。
会议期间会议室、与会人员、用餐、娱乐、住宿的保障工作。
1.费用结算。
2.人员离开车辆安排。
3.退房手续办理。
*会前工作（按顺序）
说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。
根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司总经理审批。
结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通（往返）情况。
设备明细
数量
设备明细
数量
设备明细
数量
投影仪
1台
U盘
1个
文件夹
若干
投影幕布
1台
激光笔
2个
桌牌
若干
笔记本电脑
1台
录音笔
1个
订书器、订书钉
1个
长线接线板
至少2个
笔记本、笔
若干
打印、复印一体机
1个
白板（笔、攃）
至少1套
话筒
1个
其他物品
若干
根据征询结果进行预定。其中要求确定的有：会议室、房间、餐饮、娱乐。
根据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。
在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。
在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。
根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。
根据会议的长短，采购相应的水果（水果应尽量选择应季、便于剥皮的水果，水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参考明细如下：
客房、会议室水果
茶歇水果
点心
香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、青枣、葡萄、樱桃等
西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、桃子等
咖啡、牛奶、小面包、饼干、巧克力、萨其马等
*会中工作（按顺序）
*会后工作（按顺序）
全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。
在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。
在确认所有会议项目均已结束后，结账并开具发票。
返回公司后，归还所有所借设备。
在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。
会后尽快进行会务总结工作。
会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附件：
附件一：会议通知样式
附件二：会务通知样式
附件三：会议期间公司领导行程安排
附件四：会议预算/结算清单样式
附件五：会务分工明细表
附件六：会议签到表
附件一：会议通知样式
XXX单位
XXXXXX会议通知
一、会议地点：；
二、会议时间：；
三、会议主题：；
四、参会人员名单：；
五、会议议程安排：
时间安排
议程安排
发言人
时长
与会地点
备注
日期
07:00—08:15
叫醒服务/自助用餐
01:15
XX餐厅
08:30—08:35
会议开场
00:05
XXX会议室
08:35—10:20
上午会议内容
01:45
10:20—10:30
茶歇10分钟
00:10
10:30—12:00
商务会议内容
01:30
12:00—13:30
午餐/午休
01:30
XX餐厅
14:00—15:30
下午会议内容
01:30
XXX会议室
15:30—15:40
茶歇10分钟
00:10
15:40—17:30
下午会议内容
01:50
18:00—20:00
晚餐
02:00
XX餐厅
六、注意事项：
1.着装要求：；请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；
2.汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；
3.对请假的要求：；（例：原则上不得请假与迟到，如因时间无法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况，请假批准后并告知会务组。）
七、会务成员及联系方式：
本次会议相关的接待、住宿等会务事宜请于会务组联系；
会务组成员及联系方式：；
附件二：会务通知样式
XXX单位
XXXXXX会议会务通知
目录
目录................................................
会议须知..............................................
日程安排..............................................
参会人员名单..........................................
友情提醒..............................................
会务组成员及联系方式
会务联系人
联系电话
会议须知
尊敬的各位领导：
欢迎您参加本次
会议，为开好本次会议，请您参考以下几点说明：
1.本次会议安排在，会议地址：，酒店总机：；
2.请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；
3.会议内容涉及企业商业秘密，请务必注意保存好会议材料；
4.会议期间，请注意安全，并妥善保管好财物；
5.会务中心为客房每天配送；客房均已设置叫醒服务，时间定为：上午XX:XX；中午：XX:XX；
6.会务中心设在房，酒店内线直拨；备有（碗面、咖啡、茶叶、药品等），如有需要请致电会务中心领用；
7.其余未尽事宜，请致电会务中心安排解决。
祝您会议期间工作、生活愉快！
友情提醒
酒店名称：（地址：；酒店总机：）
起始地点
名称/位置
据酒店公里数
出租车车程
机场
XXX机场
