写好汇报材料的诀窍
——在业务技能培训班上的授课提纲
同志们：
非常荣幸有这样一个机会能和大家面对面地交流关于公文写作方面的业务知识。我到机关工作已经将近二十个年头了，岗位换了多个，无论身处哪个位置，都是从事与文字有关的工作。回望来时路，是这支笔让我得到了党组织和群众的认可，走上了今天的领导岗位。所以，今天我来也是给大家加油打气来的，在做的都是各大单位的笔杆子，文字工作的苦累艰辛大家都深有体会，从事这个工作虽然苦点累点，但我相信付出一定有回报，同时也希望大家不要太功利，干一项工作不要急于看到收益，只要踏实工作，把每一项任务完成好，一定会有一个好的结果。言归正传吧，今天我给大家专题讲一讲汇报材料的写法。
总的来讲，汇报材料是机关应用材料中使用频率较高的一种文体，因为下级向上级领导当面汇报情况，是各级领导和机关一项经常性的工作。有时，它只是把打算汇报的要点按顺序写出来，是“提纲”式的；有时则要写出较为详细的内容，甚至还要将汇报的内容打印成材料，在汇报前呈送给听汇报的领导阅读，使其对汇报的内容事先有所了解，达到更好的听取效果。少数汇报材料在向领导汇报之后，根据领导者的意见加以修改、充实，成为正
式文件，以批转形式下发有关单位参考或执行。
一、汇报材料的作用
这部分就简单讲一讲，汇报是汇报人向上级领导汇报工作及情况的依据，是反映调查研究成果的凭证，是总结重要会议内容的“脚本”，随着中央强调领导干部要深入第一线，掌握第一手材料的指示的贯彻，上级领导到下属单位调查情况的频率增多了，汇报的次数也增加了，因此要的汇报材料也就频繁了，要求也更高了。作为下属单位的领导而言，写好汇报材料，搞好工作汇报，它能够得到上级的有效指导，能够更加清醒地看待自己，能够使今后工作减少失误。为什么这样讲？因为上级领导对某一单位的初步印象很大程度上来自工作汇报。上级领导，尤其是没有直接领导关系、高出好多层的领导，在深入基层掌握第一手材料，产生的第一印象，很多要来自听取所在单位的第一次汇报。特别是领导巡视，因时间安排的紧，见一下面，听一下汇报就离开了，在这种情况下，当面的汇报更显得重要。这并不是说不靠干工作光靠汇报，或者是在汇报材料中搞什么名堂。而是说在单位认真抓了落实，也都如实反映的前提下，工作汇报材料搞的如何是非常重要的。用机关的话来讲，一个汇报材料质量的高低，可以从多个角度反映一个单位的实际工作状况和领导干部的能力水平，具体讲就是：汇报材料得体不得体，反映一个单位或个人把握宏观情况的能力强不强；汇报材料深刻不深刻，反映一个单位或个人认识事物的水平高不高；汇报材料准确不准确，反映一个单位
或个人思想作风、工作作风扎实不扎实；汇报材料丰满不丰满，反映一个单位或个人的工作实绩是大还是小。
二、汇报材料的特点
讲求真实、简练，这是汇报材料和其它材料共同具有的特点。除此而外，汇报材料与其它文体材料相比较，在写作的思考和追求质量上还需要把握这样几个特点：
（一）汇报基调是“下对上”。各种文体材料，都是表达领导和被领导之间关系的材料。从成文角度和表达走向来看，主要分为三种：一是“上对下”。比如领导讲话、工作总结报告、工作讲评材料。二是“下对上”，如情况反映、请示报告材料，工作汇报材料是属于这一类。三是”平对平”，指为合作办某件事与兄弟单位之间的协商公函、领导到平行单位参加有关场合的贺词和讲话。把握材料写作的角度和表达基调，是一个很重要的问题。不然的话，就会混淆几种交流关系文体的界限，搞出四不像的材料来。有个单位曾经出过这样的事。单位领导为了迎接高层次领导来视察。很重视组织力量准备汇报材料。其中有一位机关干部自告奋勇执笔拉初稿，很快就搞出来了。他还向领导说：这次材料好搞，咱们单位刚刚开过工作总结会。把材料搬过来就是了。结果领导看了，感到从角度到语气都不对头，造成材料连夜翻工。原因就是没有掌握住汇报材料是“下对上”的交流特点。
准确掌握工作汇报的“下对上”的交流特点，不是为了对付一次领导检查的汇报，而是它本身在领导角色中就应承担的一种责
任和应持有的一种态度。说是一种责任，就是说，作为一级领导，它既有教育指导下级的责任，又同时具有对上级要听取指示，汇报贯彻执行情况的职责。作为领导干部把握了这—点，他就会自觉把工作汇报当作一种本职工作任务来认真完成。起草汇报材料的人员如果能把握这一点，就能在材料中把握准表达的角度和基调。说它是一种态度，这种“下对上”，就是把握住领导听取汇报的目是为了准确掌握下情，指导工作，为制定决策找准依据。那么作为下级就应该如实的、深刻的提供情况。把握准这种态度，就会激起准备材料的责任感和对质量的高追求，就不会出现因图表扬而报假情况、为对付检查汇报的好而经不起核实的情况。
（二）思想内容求“价值反馈”。作为上级领导(层次越高的领导越明显)的工作思路的展开和进行，一般呈现这样的轨迹：发出指示、部署任务——了解情况——针对问题深入抓落实——总结讲评工作，再进入下一循环过程。而作为下级来说，他们的工作思考和展开也形成一种对应的轨迹：听取指示——抓贯彻落实——汇报反映执行情况——根据上级新的指示深入抓落实——听取上级讲评。从信息原理来分析，上下级之间有一个阶段，就是“了解情况”和“汇报反映情况”，它是信息交流供求关系最密切的阶段。所以，作为一级领导对上的工作汇报是他向上级反馈信息的过程。这种反馈是应上级领导为指导工作开展而对下级信息的急需。这种对信息的反馈和需求虽然来自两个方面，但他们都有一个对信息质量的共同要求，那就是具有重要的价值。上级
需要有价值的信息，去修正自己的工作思路，去完善工作设计和方案，去有效地指导面上工作的开展。这就决定了下级对上级反馈的信息不是以数量多为标准，而是要以价值量之高来引起领导重视。因而，我们在准备给上级汇报的材料中，很重要的一个问题就是要考虑：我们的汇报能否为上级提供有参阅价值的情况和材料。只有这样去想去做，才能有效地提高工作汇报材料的质量。
（三）表现形式重展现“亮点”。作为一级领导和机关在材料准备、汇报，直至汇报后，都比较关心的一个问题是，我们的汇报能不能使本单位的工作得到上级领导的认可和肯定。这样说，是因为情况汇报是工作实际的反映（这里当然不包括那种工作做的不好，却喜欢在汇报上临阵磨枪做文章、搞水货)，领导对汇报材料的满意也就是对我们单位实际工作的认可和肯定。把握住这种效果标准，就会产生两方面的积极作用：一是使领导和机关人员在研究准备材料中认真思考能不能如实、准确地反映单位工作的实际情况。尤其是工作开展得比较突出的单位，机关人员就会产生一种压力：本单位的先进典型和经验如果反映不上去，或者反映的不深刻，那就怪我们的水平低了。促使他们去认真调查，反复提炼，几易其稿，直到满意为止。二是产生一种责任感。正像一名机关干部对自己准备汇报材料时的心情时表达的那样：上级领导来检查，上上下下都想得到上级领导对本单位工作的肯定。大家辛辛苦苦干了那么多工作，又不能人人都去汇报，只有通过我们的笔和材料，为他们代言。如果不反复认真的去研究和
起草，收不到“被认可”的效果，我们将感到愧对“江东父老”。
三、汇报材料的写作要领
在讲它的要领之前，先分析一下当前一些单位在口头汇报以及汇报材料写作中的问题，以便有针对性地研究一些问题。
