公司系统
办公室工作手册
二〇一八年
目录
第一节各级办公室的功能和定位1
第二节办公室工作的基本要求3
第二篇办公事务7
第一节会议管理7
第二节公文管理33
第三节文字工作80
第四节资质证章管理83
第五节工作督办89
第六节信息工作94
第七节重大事项报告98
第八节行政值班101
第九节信访工作103
第十节保密工作108
第十一节档案管理135
第十二节新闻宣传144
第十三节对外捐赠161
第三篇行政事务162
第一节公务接待162
第二节车辆管理177
第三节物业管理194
第一节各级办公室的功能和定位
办公室工作范围主要包括人事管理、公文管理、会务工作、督查督办、综合协调、公务接待、机要保密、档案管理等方方面面的工作，是公司承上启下、联接左右的综合办事机构，是推动企业各项工作高效运转的桥梁和纽带，是企业的行政中枢，在企业内部管理中发挥着至关重要的作用。
第二节办公室工作的基本要求
一、工作理念
（一）办公室工作无小事（核心理念）
办公室是企业的综合管理部门，在企业中处于特殊和重要位置，是领导的决策支持机构，是企业中各项工作、信息和管理职能的交汇处，也是企业对外的窗口。肩负着参谋助手的重要使命，肩负着服务、协调、督办的重要职责，肩负着推动全局工作的重要任务。办公室工作事关领导决策部署的落实，事关工作全局，要求办公室员工牢记这一理念，以高度的责任感、使命感和严肃认真的态度做好每项工作。
（二）牢牢把握“三条原则”（原则理念）
参谋不越位：发表观点直言坦诚，提出问题实事求是，当好参谋角色，到位不越位。
听话不传话：准确领会领导意图，正确传达领导指示，严格保守秘密，做到不乱传话，守口如瓶。
协调不主导：按照组织安排和领导意图协调落实具体工作，不以个人主观意志主导工作。
（三）做到“五个不让”（行为理念）
不让领导布置的工作延误：领导布置的工作要按期保质完成，不拖沓、不推诿、不延误。
不让工作差错发生在岗位：工作积极负责，认真细致，精通业务，规范程序，严格依法依规办理各项工作，不出差错。
不让需要办理的文件积压：
各类文件收发、传阅及时，按期督办，分类科学，并将文件办理情况定期通报。
不让外来办事人员受冷落：外来办事人员到机关咨询办理业务，要做到来有迎声，走有送声，热情接待，耐心办事，让人满意。
不让企业的形象受到损害：举止文明，礼貌待人，作风严谨，办事公道，不利于团结的话不说，有损于形象的事不做。
（四）始终坚持“四个面向”（服务理念）
面向领导：积极主动为领导服务，在文稿起草、调查研究、提供信息、督查督办、提出对策性建议等方面，当好领导的“参谋部”和“智囊团”，优质高效落实领导安排的各项工作。
面向部门：积极为部门开展工作服务，做好对部门的综合协调和后勤保障，帮助部门加强外部关系的沟通协调，有效地协调好各部门之间的关系。帮助部门完成重要专业会议、重大活动的策划组织，高效推进公司各项工作和部门工作顺利开展。
面向基层：发挥桥梁纽带作用，加强对具体工作的帮助指导，发挥示范导向作用，积极帮助基层单位协调重大关系，帮助反映和解决热点、难点、重点问题。
面向员工：全力为员工工作、学习、生活提供优质服务，持续提高和改进服务质量，创造健康、舒适、安全的工作环境。
二、素质要求
（一）思想素养：讲政治，讲责任，讲奉献，讲自律。
（二）业务素养：懂政策，善协调，能沟通，知识全面，业务精通。
（三）心理素养：正直，豁达，坚韧，亲和。
（四）能力素养：具备三种能力——学习创新能力、综合协调能力、解决问题能力。
做好办公室工作的具体要求
一、牢记理念
深刻认识、理解办公室工作理念，不断总结归纳工作经验，把握规律，指导实践。
二、注意方法
超前规划，重点突出，统筹兼顾，规范标准，注重协调，强力推进，追求卓越。
三、抓好专业
健全制度，建立标准，规范流程，加强培训，夯实基础，强化考核，不断提升。
四、讲究艺术
（一）统筹兼顾的艺术。抓住关系全局的大事，盯紧领导关注的要事，处理好日常工作。
（二）综合协调的艺术。原则性与灵活性并重，维护团结，解决问题，善于处理领导间、部门间、上下级间的矛盾与分歧。
（三）应急处理的艺术。超前谋划，做好预案，沉着应对，处置有序，处理有据。
（四）外部公关的艺术。精心策划，锲而不舍，方圆相济，有礼有节。
五、勇于创新
（一）创新是永恒的主题。不断解放思想、不断创新，才能不断进步。
（二）坚持追求卓越、追求完美的品质。
（三）明确创新的内涵。管理创新、机制创新、服务创新、作风创新。
第一节会议管理
一、工作目标及主要作用
会议制度是对企业一系列重要会议进行体系化安排的规则集合，是企业工作规则的重要内容，直接反映企业治理机制，关系企业运转效能。会议管理的主要目的是：规范公司各类会议议事规则和决策行为,不断提高科学决策水平,促进公司健康发展。
二、总体工作要求及注意事项
（一）熟悉本单位的会议制度体系，根据任务特点选用恰当的会议形式、确定参会人员范围。
（二）周密部署，会议前期策划书保持动态调整（重要、大型会议要有备用方案）。严格按照公司保密规定，做好会议保密管理。
（三）起草重大、重要会议材料，应充分征集专业部门及分管领导的意见。在征集方式及时间的把控上，综合办公室主任应亲自督办，积极发挥协调作用，同时，注意减少会议材料篇幅，控制印制数量。
（四）会议筹备要厉行节约，不铺张浪费，不超标安排食宿。
三、几类会议的组织规则
（一）董、监事会、股东会议
按照《公司法》和公司章程具体规定进行。
（二）总经理办公会议
1.会议组织
召集主持：总经理
参会：公司领导班子成员。
列席：各部室负责人，根据议题内容，由主持人确定与议题相关的人员。
记录：办公室秘书
承办：综合办公室
时间：一般每月一次，也可由总经理根据实际情况，临时动议召开。
2.会议要求
（1）会议的议题文件可由相关职能部门起草。议题文件起草应在充分调查研究的基础上，科学论证，理据充分，意见建议明确。
（2）议题内容起草完成并提交会议研究之前，应征得提出议题建议的公司领导同意，并与参加会议的公司领导充分沟通。
（3）会议材料、记录、纪要、决定均为公司商业秘密，按照公司商业秘密管理规定执行。
（4）总经理办公会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及各部门，会议材料、记录由办公室秘书保存，定期归档。
（5）总经理办公会议决定的事项由各分管领导进行督办。
（三）年度（年中）工作会议
1.会议组织
召集主持：总支书记
参会：公司领导班子成员，公司各处、室、分指以上负责人，所属单位主要负责人，公司其它相关人员。
承办：办公室
时间：每年年初（年中）
2.会议要求
（1）公司年度（年中）工作会主报告由办公室负责组织起草。专题材料由相关职能部门负责准备，报分管领导审查。会议材料提交总经理办公会议审议。
（2）年度（年中）工作会议召开后15个工作日内，由办公室分解下达年度（年中）重点工作任务分解。
（四）月度工作例会
1.会议组织
召集主持：总支书记
参会：公司领导班子成员，各处、室、分指负责人。
记录：办公室秘书
承办：综合办公室
时间：每月*日（遇节假日及特殊情况顺延）
2.会议要求
（1）公司月度工作例会材料分别由相关职能部门负责准备，报分管领导审查，办公室汇总。
（2
）月度例会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及公司各处室、各分指。办公室负责会议决定事项的督办工作。
（五）领导班子碰头会
1.会议组织
召集主持：总经理
参会：公司领导班子成员，办公室负责人列席。根据会议内容，可由主持人确定其他人员列席。
记录：办公室秘书
承办：办公室
时间：每月一次，月度例会的前一周左右召开。
2.会议要求
（1）会议形成备忘录，不做跟踪督办。
（2）办公室传达重点工作安排精神，各部门据此研究制订下月重点工作安排。
（六）专题会议
1.会议组织
召集主持：公司分管领导
参会：根据会议内容，由主持人确定参加会议的部门及人员。
记录：专业部门工作人员
承办：专业部门
时间：不定期，由分管领导根据工作需要安排。
2.会议要求
（1）会议由有关专业部门负责组织。
（2）会议结束后，由专业部门整理形成会议纪要，由主持会
议的公司领导签发。
四、常用会议管理模板
1.会议策划书模板。
二〇××年×××会
策
划
书
×××处（室）
二〇××年××月××日
分管领导部门
批准：审核：审核：起草：
目录
会议安排-×-
日程安排-×-
职责分工-×-
会议安排
一、会议目的
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××………。
二、会议议程
时间：20××年××月××日××:××-××:××
地点：×××
主持:×××
参会：×××
会议议程：
1.主持人宣布会议开始
2.××××（×分钟）
3.××××（×分钟）
4.××××（×分钟）
5.主持人宣布年中工作会结束
日程安排
××月××日（星期×）
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××月××日（星期×）
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
职责分工
一、××部
1.××××（事项）。
2.××××（事项）。
二、××部
1.××××（事项）。
2.××××（事项）。
2.会议费用预算书模板。
会议费用预算
一、会议名称：××××
二、会议简况：计划于××年××月××日在××召开会议，参会人员××人，会期××天。
三、费用预算
总费用合计：（）元
1.住宿费：小计（）元
套间：（）元/间﹡（）间﹡（）天=（）元
标间：（）元/间﹡（）间﹡（）天=（）元
2.餐费：小计（）元
工作餐：（）元/人﹡（）人﹡（）天=（）元
宴请：（）元/桌﹡（）桌=（）元
3.交通费：小计（）元
机票：（）元/人﹡（）人=（）元
租车费：（）元/天·辆﹡（）天﹡（）辆=（）元
4.会场布置费：小计（）元
会场租赁（）元，投影租赁（）元，音响租赁（）元，鲜花（）元，背景板（）元……
5.资料费：（）元/人﹡（）人=（）元
6.其他费：
7.服务费和税金：
……
经办人：经办部门负责人：综合办负责人：财务处负责人：
公司领导：
3.会议通知模板。
会议通知
会议
名称
会议
时间
报到时间
会期
地点
主持
参加
人员
内容
列席
要求
联系人及联系方式
4.会议文件模板。
×××××××××××××××
——在××会议上的报告（或讲话）
×××
20××年××月××日
同志们：
这次会议的主要任务是：××××××××××××××××××××××××××××。
下面，我向大会作工作报告（或我讲几点意见）。
一、××××××××××××
（一）××××××××××××
（二）××××××××××××
二、××××××××××××
（一）××××××××××××
（二）××××××××××××
同志们，××××××××××××××××××××××××××××（勉励或寄予希望）！
×××年×××会
会
务
指
南
二〇××年××月●**
目录
会议议程-×-
参会人员名单及住宿安排-×-
会议座次安排-×-
会议就餐安排-×-
会议文件清单-×-
温馨提示-×-
会务常用电话-×-
日程安排
××月××日（星期×）
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××月××日（星期×）
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××:××（时间）××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
会议议程
时间：20××年××月××日××:××-××:××
地点：××××
主持:×××
参会：×××
会议议程：
1.主持人宣布会议开始
2.××××（×分钟）
3.××××（×分钟）
4.××××（×分钟）
5.主持人宣布年中工作会结束
参会人员名单及住宿安排
序号
姓名
性别
单位及职务
房间号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
会议座次安排
（一）
第一排：
第二排：
第三排：
第四排：
（二）
会议就餐安排
（一）
（二）
（二）
第一桌：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第二桌：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第三桌：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第四桌：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
会议文件清单
文件之一：××××××××
文件之二：××××××××
材料之一：××××××××
材料之二：××××××××
温馨提示
日期
天气现象
气温
风向
风力
×日星期×
白天
夜间
×日星期×
白天
夜间
紫外线强度：××。
空气污染扩散条件指数：××。
穿衣指数：××。
舒适度指数：××。
会务常用电话
会务协调：
单位×××××
联系电话：××××××
材料组：
单位××××
联系电话：××××××
会务组：
单位××××
联系电话：××××××
6.会议督办单及回执单模板。
工作任务督办单
xx[xxxx]x号
××：
根据××××××（×××会议）的安排，现对以下重点工作进行督办，请认真落实。
一、××××××（工作任务）
主办部门：×××
协办部门：×××
完成时限：xxxx年xx月xx日
联系人：
电话：
（部门印章）
xxxx年xx月xx日
××××××××××××
抄送：×××××××办公室×××年×月×日印发
签发人：×××（共印×份）
【说明】：督办单按发出部门简称编号，如：财务〔2018〕X号。
工作任务督办回执单
我部门本月承办的督办工作共xx项，实际完成xx项，正在进行xx项，申请延期xx项。具体情况汇总如下：
一、本月办结的督办任务
（一）xx[xxxx]xx号（工作任务督办单编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
办理结果：×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
办理结果：×××××××××××××××××××××。
……
二、正在进行的督办任务
（一）xx[xxxx]xx号（工作任务督办编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
本月进展情况：×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
本月进展情况：×××××××××××××××××××××。
三、申请延期的督办任务
（一）xx〔xxxx〕xx号（工作任务督办编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
已完成情况及申请延期的原因：×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：xxxx年xx月xx日
已完成情况及申请延期的原因：×××××××××××××××××××××。
联系：××××××
电话：××××××
（部门印章）
xxxx年xx月xx日
抄送：×××××××办公室×××年×月×日印发
部门：×××签发人：×××（共印×份）
【说明】：除特别要求外，督办回执单应于每月28日反馈给督办部门。
第二节公文管理
一、工作目标及主要作用
公文是贯彻落实上级要求、安排部署工作、推动问题处理的重要工具。公文管理的主要目的是：帮助领导及时、妥善处置各类重要文件。对上确保准确达意，对下确保政令畅通。
二、总体工作要求及注意事项
（一）公文管理是办公室年度考核的重要内容，应确保实现双“零”目标：对上实现“零”退办，对下确保“零”失误。
（二）确保行文效率
1.规范公文使用，严格控制发文。能以协同、传真、邮件、电话等形式进行的工作，一般不以正式文件形式进行。凡是有国家规定的，不再单独制发文件。对上级要求强制要求执行的文件，一律不再转发，改为直发各单位执行。
2.严格控制抄送范围。所属单位向公司行文时，不得抄送公司领导或本部各部门。向本部各部门行文时，不得抄送公司或公司领导。
（三）增强行文效力
1.严格执行公文标准，形式合规，避免退办。
2.语言精炼、规范、高效，言简意赅，主旨清晰，避免套话、空话、废话。
3.
注重时效。应明确办理时限要求并进行考核，迅速处置，不积压、不拖延。对重点公文，应全程跟踪、提醒。
（四）规范公文管理
1.公文在撰制、办理及归档过程中，各环节都必须符合公文管理的有关规范和标准，确保公文处理的严肃性和准确性。
2.公文正文不得编插图片，应作文字化处理，确有必要可在附件中处理。
3.严禁一文多请示，不得在非请示性公文中夹带请示事项。
4.对涉及国家秘密和商密的公文，要严格遵守国家保密法和企业保密制度的规定，严格管理。
（五）定期考核通报
各单位综合办公室应对公文工作情况定期通报，并建议各单位将公文工作纳入对所属部门（单位）绩效考核。
三、主要流程环节
收文办理：签收、登记、审核、拟办、分发、传阅、批办、承办、催（督）办、归档、销毁。
发文处理：拟制、会签、审核、签发、编号、校对、印制、用印、分发、归档。
各环节主要工作方法及注意事项：
（一）收文办理
1.审核
上级单位来文不存在审核问题。主要审核下级单位及部门来文的规范性等，不合格公文予以退办。
2.登记
对来文进行签收登记，主要包括来文单位、时间、文号、标题等，要求公文要素等全面准确，符合归档要求，并便于查阅。
3.拟办
拟办是整个公文管理链条中非常重要的一环，要求拟办人员必须把握全局工作，把握领导和部门职责分工，把握重要业务知识，要求拟办准确，避免失误。建议由综合办公室负责人承担。
4.分送
文件呈送公司领导，并经领导批示后，公文管理人员应根据领导批示意见将公文分送至承办部门，在来文或领导批示时间内完成相关工作。重要公文或时间要求较为紧迫的公文，可在呈送领导的同时发送承办部门，并催促提醒相关职能部门加快办理。
5.承办
文件分送至承办部门后，综合办公室应对重要公文及领导提出明确办理时限的公文进行全过程跟踪督办。
6.归档
文件流转结束后，纸质、电子版应同时归档。
（二）发文处理
1.拟制
拟制公文应主旨突出、逻辑清晰、表意明确、符合行文规范要求。综合办公室应着重对公文拟制工作进行培训，提高全员拟文水平，确保文件质量。
2.会签
经办部门起草的文件，若涉及跨部门的工作，应送相关部门会签，经办部门应主动与会签部门沟通、跟踪会签进度，确保时效。若会签部门有意见或异议的，经办部门与会签部门达不成一致意见的，可呈公司领导决定。
3.审核
审核由两部分组成。一是发文部门审核。发文部门负责人应认真履行审核义务，对公文格式、文字内容等是否符合公司管理要求、是否准确完整地阐述了需要处理的事项进行全面把关。二是办公室审核。综合办公室公文管理人员主要审核是否有发文必要、是否符合公文管理规范、有无文字错误、逻辑是否清晰、表意是否准确等。
4.签发
各单位应在本单位的公文管理制度中，明确领导签发权限。
5.印制
套红、编号、盖章等印制环节工作由综合办公室统一负责。
6.分发登记
按本单位公文管理制度要求执行，综合办公室应跟踪分发情况并对分发文件的签收、登记进行统一管理。
7.归档
公司发文由综合办公室负责归档。部门发文由经办部门负责归档。纸质、电子版应同时归档。
公司发文流程图
公司发文流程
公司领导
综合办公室
起草部门
其它部门
公司收文流程图
公司收文流程
公司领导
综合办公室
主办部门
协办部门
签报流程图
公司签报管理流程
公司领导
办公室
起草部门
其它部门
主办部门
四、常用表单模板
1.常用公文参考模板之一（报告）。
报告
一、报告适用范围
报告适用于向上级汇报工作，反映情况，回复上级询问或交办的事项，上报有关材料等。
二、常用报告的种类
常用报告主要有：工作报告、答复上级单位询问和交办事项的报告、反映情况的报告、上报有关材料的报告四种。
三、拟写报告应注意的问题
1.报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精炼清晰，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。
2.报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。
3.报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另行请示。
四、报告模板
1.工作报告模板（附件1）。
2.答复上级单位询问和交办事项的报告（附件2）。
3.反映情况的报告（附件3）。
4.上报有关材料的报告（附件4）。
附件1：工作报告
关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。
二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、
措施和产生的效果等）。
三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策
措施）。
四、××××××（下一步工作安排和思路）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：答复上级单位询问和交办事项的报告
关于××××××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或根据×××批示精神，或根
据转来的《××××××》要求），我部门（单位）对××××××情况进行了认真研究（或对××××××问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。
二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、
结果等）。
三、××××××（下一步拟采取的措施）。
特此报告
（单位名称）
××××年×月×日
附件3：反映情况的报告
关于××××××有关情况的报告
××××（主送单位）：
×年×月×日（最近、近日），××××××（概述“报
告”反映情况产生的缘由、情况和问题）。为了××××××（目的），现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。
二、××××××（原因及后果分析）。
三、××××××（已采取的措施及作用）。
四、××××××（下一步拟采取的措施）。
五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问
题）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件4：上报有关材料的报告
关于报送××××××总结的报告
××××（主送单位）：
根据××××（上级单位）要求或根据《××××××
通知》（文号）要求，我单位（部门）对××××××情况进行了调查或总结。现将《××××××》（材料名称）随文呈报，请审阅。
附件：××××××
（单位名称）
××××年×月×日
2.常用公文参考模板之二（请示）。
请示
一、请示的适用范围
请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。
二、常用请示的种类
常用请示主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求指示性的请示三种。
三、拟写请示应注意的问题
1.注意行文规则。例如，请示要一文一事，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等。
2.陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。
3.请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。
4.注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由
要开门见山，讲需求要明确具体。
5.请示事项若涉及其他单位职能，应履行会签手续，必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明。
6.请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件及法律、法规另有规定或上级领导另有交代的以外，应在请示中说明紧急原因。
四、请示模板
1.请求批准的请示（附件1）。
2.请求解决问题的请示（附件2）。
3.请求指示性的请示（附件3）。
4.内部请示（签报）（附件4）。
附件1：请求批准的请示
关于××××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位（部门）拟××××××（意图主旨）。现将有关情况和我单位（部门）的建议报告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（具体方案及请示事项）。
妥否，请批示。
（单位名称）
××××年×月×日
（联系人：×××，联系电话：××××）
附件2：请求解决问题的请示
关于请求协调解决××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：
一、××××××（问题的由来）。
二、××××××（问题的不利影响）。
三、××××××（解决问题的积极意义）。
四、××××××（请示内容，即请求协调解决的问题
及解决问题的有关建议）。
妥否，请批示。
（单位名称）
××××年×月×日
（联系人：×××，联系电话：××××）
附件3：请求指示性的请示
关于××××××问题的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作进行中遇到××××××问题）。现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。
二、××××××（遇到的问题）。
三、××××××（请示内容，即恳请上级单位对×
×××××问题作出指示）。
妥否，请批示。
（单位名称）
××××年×月×日
（联系人：×××，联系电话：××××）
附件4：内部请示（签报）
关于××××××（事由）有关问题的请示
×总（领导）：
根据××××××（缘由），我部门（会同××部门）对××××××问题进行了认真研究。现将有关情况和我部门的建议报告如下：
一、××××××问题的基本情况
××××××。
二、××××××部门的建议
××××××。
三、我部门的建议
××××××。
妥否，请批示。
××××（部门）
××××年×月×日
3.常用公文参考模板之三（通知）。
通知
一、通知的适用范围
通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作、任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。
二、常用通知的种类
常用通知主要有：指示性通知、周知性通知、人事任免通知、印发和转发性通知，会议通知五类。
三、拟写通知应注意的问题
1.一般性事项不宜用“通知”正式行文，可用电话、传真或普通“通知”告知有关单位。
2.注意通知和通报的区别：通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
四、通知模板
1.指示性通知（附件1）。
2.周知性通知（附件2）。
3.印发和转发性通知（附件3）。
4.会议通知（附件4）。
5.内部会议通知（附件5）。
附件1：指示性通知
关于××××××（拟采取措施）的通知
××××（主送单位）：
近期××××××（面临的形势和存在的问题）。××××××（指出进一步采取措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取的措施），现就有关事项通知如下：
一、××××××（通知的具体内容）。
二、××××××（通知的具体内容）。
三、××××××（通知的具体内容）。
……
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：周知性通知
关于成立××××（机构）的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）人员组成
××××××。
二、××××（机构）主要职责。
（一）××××××。
（二）××××××。
……
三、××××（机构）下设办公室，主要负责×××
×××工作。
××××××（其他需要说明的事项）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件3：印发、转发性通知
关于印发××××××规定的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位（部门）制定了《××××××的规定》，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。
附件：××××××
（单位名称）
××××年×月×日
关于转发××××××的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
××××××（具体贯彻意见）。
附件：××××××
（单位名称）
××××年×月×日
附件4：会议通知
关于召开××××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），××××（主办单位）决定于××××年×月×日在××××地点召开××××××会议。现将有关事项通知如下：
××××××。
××××××。
××××××。
（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，×
×××××（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至
××××（会议主办或承办单位）。
（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。
（四）联系人及电话：×××××××。
附件1.参会名额分配表
2.参会人员回执
（单位名称）
××××年×月×日
注：参会名额分配表的参考式样：
×××会议名额分配表
序号
单位
名额
1
2
3
4
5
6
7
8
9
注：参会人员回执的参考式样：
参会人员回执
单位（盖章）
参会人员姓名
性别
民族
单位及职务
抵达时间
（航班或车次）
是否
接站
备注
附件5：内部会议通知
××××会议通知
会议
名称
会议
时间
报到时间
会期
地点
主持
参加
人员
内容
列席
要求
联系人及联系方式
4.常用公文参考模板之四（函）。
函
一、函的适用范围
函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
二、常用函的分类
常用函主要有：征询意见函、答复意见函、请求批准函三种。
三、拟写函应注意的问题
1.行文简洁明确，用语把握分寸，语言平和有礼。
2.函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则应该迅速、及时。
3.函的标题、启承语和结束语：
（1）发函，标题一般为《关于××××××的函》；正文启承语一般为“现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等。
（2）复函，标题一般为《关于××××××的复函》；正文启承语一般为“现函复如下”；需要结束语的，如答复意见的函，可用“以上意见，请予考虑”等。
四、函模板
1.征询意见函（附件1）。
2.答复意见函（附件2）。
3.请求批准函（附件3）。
附件1：征询意见函
关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位（部门）拟××××××（或研究制定了《××××××》）。现就××××××有关问题征求贵单位（部门）意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告我单位（部门）。
联系人：×××
电话：××××
邮箱：××××××
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：答复意见函
关于××××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你单位（部门）《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体意见）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件3：请求批准函
关于申请××××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位（部门）申请××××××。现将有关情况和我单位（部门）的意见报告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（有关意见建议）。
现将有关材料随文呈报，请予审批。
附件：××××××
（单位名称）
××××年×月×日
（联系人，×××，电话：××××）
5.常用公文参考模板之五（会议纪要）。
会议纪要
一、会议纪要的适用范围
适用于记载、传达会议情况、会议精神和议定事项。
二、常用会议纪要的种类
常用会议纪要主要有：办公会（董事会、党组会、总经理办公会）会议纪要、工作例会会议纪要、专题会会议纪要三种。
三、拟写会议纪要应注意的问题
1.会议纪要一般分两部分：第一部分为会议概况，包括会议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。
2.会议纪要要记大事、要事，防止记流水账。
四、会议纪要模板
为了规范公文管理，实现公文管理标准化，我们对公司办公会（董事会、党组会、总经理办公会）会议纪要、工作例会会议纪要、专题会会议纪要格式统一为一种形式，其中内部会议纪要为××部，外部会议纪要为××字（见附件）。
附件：会议纪要模板
公司会议纪要
X纪〔2018〕X号201X年X月X日
关于XXXXX的纪要
出席：×××××××××××××××
请假：×××××××××××××××
列席：×××××××××××××××
记录：×××
分送：××××××××××××××××××××××××××××××××。
综合办公室201X年X月X日印发
附件：会议签到表模板
会议签到表
会议名称：×××
时间
地点
主持
记录
主要内容
序号
姓名
签字
备注
1
×××
2
×××
3
×××
4
×××
5
×××
6
×××
7
×××
8
×××
9
×××
10
×××
11
×××
6. 常用公文参考模板之六（决定）。
决定
一、决定的适用范围
决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。
二、常用决定的种类
常用决定主要有：重要事项决定、嘉奖决定、处分决定三种。
三、拟写决定应注意的问题
决定一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。1.决定缘由。概括地写明决定的根据、目的、意义及
背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。
2.决定内容。写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等，要求用语准确简炼，语气肯定。
3.执行要求。即提出执行本决定的要求、意见或期望。应当注意的是，决定的标题一般要求完整地写出发文机关、事由和文种三部分。
四、决定模板
1.重要事项决定（附件1）。
2.嘉奖决定（附件2）。
3.处分决定（附件3）。
附件1：重要事项决定
关于××××××（事由）的决定
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，决定××××××（决定事项）。
一、××××××（决定的具体内容）。
二、××××××（决定的具体内容）。
三、××××××（决定的具体内容）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：嘉奖决定
关于表彰××××××的决定
××××（主送单位）：
最近，××××××（被表彰人员或单位的事迹）。××××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。
为了××××××（目的），根据××××××（表彰依据），决定对××××××等予以表彰（或授予×××等××××××称号）。
希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。
附件：表彰名单
（单位名称）
××××年×月×日
附件3：处分决定
关于对×××处分的决定
××××（主送单位）：
最近，××××××（违规违纪事实）。××××××（造成的危害和产生的不良影响）。
根据××××××（处分依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定给予×××（受处理的人或单位）××××××（处分决定）的处分。
（单位名称）
××××年×月×日
7.常用公文参考模板之七（通报）。
通报
一、通报的适用范围
通报适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。
二、常用通报的种类
常用通报主要有：表彰通报、批评通报、情况通报三种。
三、通报模板
1.表彰通报（附件1）。
2.批评通报（附件2）。
3.情况通报（附件3）。
附件1：表彰通报
关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的
通报
××××（主送单位）：
××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。××××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××等予以通报表彰。
希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：批评通报
关于××××××问题的通报
××××（主送单位）：
××××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。
经查，××××××（调查结果）。
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。
××××××（警示教育和杜绝措施）。
（单位名称）
××××年×月×日
附件3：情况通报
关于××××××的情况通报
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据）开展了××××××工作（或活动），取得了××××××（效果）。现将有关情况通报如下：
一、××××××（工作开展情况）。
二、××××××（工作取得的效果）。
三、××××××（下一步应采取的措施等）。
（单位名称）
××××年×月×日
8.常用公文参考模板之八（批复）。
批复
一、批复的适用范围
适用于答复下级单位的请示事项。
二、常用批复的种类
常用批复主要有：完全同意下级意见的批复、原则同意或不同意下级意见的批复两种。
三、拟写批复应注意的问题
1.注意批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文。
2.批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。
3.行文要简明扼要、言简意赅。
四、批复的模板
1.完全同意下级意见的批复（附件1）
2.原则同意或不同意下级意见的批复（附件二）
附件1：完全同意下级意见的批复
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（主旨）。请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。
（单位名称）
××××年×月×日
附件2：原则同意或不同意下级意见的批复
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。鉴于××××××，根据××××××的规定（依据），现就××××××（主旨）有关问题批复如下：
请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。
（单位名称）
××××年×月×日
第三节文字工作
一、工作目标及主要作用
文字材料是贯彻落实上级要求，安排部署重要工作，体现公司意图、反映汇报情况、推动问题解决的重要工具。
文字工作是办公室和各级机关工作的重要形式和重要内容，是各级办公室和机关工作人员必须掌握的的基本技能。文字水平的高低从一定程度上反映出其工作水平的高低。
二、总体工作要求及注意事项
好的文字材料应具备以下特征：
（一）区分对象：不同的文字材料，其汇报、阅读的对象均不同，应避免千篇一律，针对不同对象的关注层面、关注角度、关注重点进行撰写，并注意措辞、语气变化。
（二）主旨清晰：针对不同对象，明确该文字材料希望表达的意图和希望达到的目的，紧紧围绕材料主旨组织撰写，舍弃与意图和目的无关的多余部分。
（三）逻辑严谨：讲求逻辑是写好材料的基本要求。一份好的材料，修辞、辞藻仅是外观，其内在实质是结构合理、脉络清晰、逻辑严谨、语言流畅、用词准确，使受众容易理解和接受。
（四）数据表达：准确、恰当的数据表现形式，是补充文字描述不足的重要手段。简练、有效的数据，使受众更容易建立起宏观概念。
（五）语言精炼：文字材料宜直入主题，避免虚话套话，语言精炼、准确达意、详略得当。忌凌乱、罗嗦、反复、不分主次。
做好文字工作应注意做好以下基础工作：
1．注重积累：积累足够的素材和有参考价值的资料，关键时刻能迅速、有效地检索到相关材料、说法、数据，是做好文字工作的重要基础。
2．全面关注：文字工作往往体现出起草人思维的广度和深度。应利用一切可能的机会，多参加各类重要会议，全面了解、掌握公司各方面的基本情况。
3．善于思考：不断磨练自身领悟能力，对领导希望表达的意图要勤于思考、反复揣摩。对重要问题要有自己的理解和认识，起草过程中能够结合自身的理解提出新的意见、建议。
4．反复磨练：文字工作是一个不断积累、提高的过程，只有多写多练、不断总结经验教训，才能不断提高撰写水平。
5．心态开放：一篇好的材料，凝聚着各方面智慧。起草人需要有开放的心态，不厌其繁，反复听取各方面意见修改，千锤百炼，才能拿出好的作品。
6．文字规范：符合公文行文规范要求，尽可能采用书面用语，避免错别字、错误标点符号。
三、常用文字材料的撰写要求
工作总结（汇报）：应包含工作基本情况、主要做法和成绩、
存在的问题及拟采取的对策措施、下一步工作安排和思路等。
情况报告（汇报）：应包含情况过程和最新事态、原因及后果分析、已采取的措施及作用、下一步拟采取的措施、需引起上级单位重视或关注的问题等。
请示（建议）：应包含基本情况、问题的由来、请示事项的必要性和可行性及其意义、具体方案及请示事项等。
领导讲话（致辞）：应包含欢迎致敬、活动的重要意义及其评价、号召要求或期望等。
第四节资质证章管理
一、工作目标及主要作用
加强公司印章及资质证件管理，规范用印及资质证件领用程序，维护印章及资质证件的凭信作用与权威性，保障印章、资质证件保管和使用的安全，保持正常的工作秩序。
二、总体工作
（一）公司印章、资质证书等均属具有法律效力的重要物品和文件，一旦丢失，后果不堪设想，必须严格管理，按程序办理使用、借用程序，杜绝意外事件发生。
（二）所有公章及资质证件原件原则上不得携带出单位使用。确因工作需要携出使用的，必须报综合办公室审核、公司总经理批准后方可携带出使用。
（三）严禁在空白的介绍信、担保函、合同、公文用纸上用印。
（四）公司领导已签字文件、材料可直接用印，不必再走审批程序。
（五）申请用印的重要文件要留复印件。
（六）合同文件需在走完合同审批程序后方可用印。
（七）印章、资质证书管理人员要尽量保持稳定。
三、注意事项
（一）涉及公司重要经营业务、一定数量货币支付、经济合同，以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由总经理审批。
（二）公章保管人施印时必须认真核对与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。
（三）除公司领导及合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文书，可由管理人员审核后直接用印或使用营业执照副本、组织机构代码证书或其复印件外，应当履行下列审批程序：
1.申请人填写用印或用资质证件申请表。
2.由申请人所在部门负责人、综合办公室负责人审核，报公司领导或公司领导授权的部门负责人批准。
3.保管人员根据用印或用资质证件申请表填报的事项用印或用证。
4.使用资质证件复印件，用证人应在复印件上填写使用说明，并在说明处加盖公司公章。
四、常用表单模板
公司印章刻制申请表
申请日期
申请部门
经办人
申请印章种类
名称
材质
形式
年月日
申请理由：
使用范围：
管理权限：
管理人：
申请部门负责人：
年月日
综合办公室负责人：
年月日
总经理：
年月日
备注：
公司印章领用登记卡
登记日期：年月日
印章号码：
印章名称：
印模：
印模
管理部门：
管理人：
管理部门领导：
种类：
形状：
用途：
。
制成日期：年月日
制印人：
废止日期：年月日
废止理由：
备注：
领用人：
领用时间：
公司用印审批登记表
日期
申请人
部门
用印件报（送）部门（单位）
文件标题（用印事由）
拟用印章
份数
部门领导(签字)
综合办公室领导
（签字）
分管领导
(签字)
总经理
（签字）
公司印章
法人印章
总经理印章
党组织印章
办公室印章
填表说明：1.填写用印审批表应本着严肃、认真、负责的态度，不得随意涂改或划除，如需修改，请在“备注”栏中标明“作废”字样，重新填写。
2．“用印事由”一栏须详细填写用印材料明细，不得笼统归纳或省略。
3.请在需要使用的印章一栏划“√”，不需要使用的印章栏内用横线划除。
申请人
申请
部门
借用印证名称
用途
借出日期
借用天数
归还日期
部门
负责人
综合办公室负责人
总经理
经办人
