工作总结，是体现某一阶段工作整体情况的主要文体，是开展部门考核评价的参考内容，也是上级了解掌握部门工作情况、用以辅助决策的重要依据。笔者认为，写好部门工作总结，不仅要像弹钢琴那样主次清晰、详略有致地梳理好完成的工作这一“主音”，同时也要做到“四手联弹”，“演奏”好收获体会的“高音”、问题不足的“低音”和下步打算的“余音”。
第一手要弹好主音，即工作开展情况——总结的主干。总结工作的目的是提高工作水准，因此，全面、准确、细致地总结好工作开展情况，是写好总结的基础和前提。首先要准备有关素材，全面收集工作周报月报、大项活动和重点工作专项报告、总结、相关信息等电子和纸质资料，并进行分类整理，做到排列有序方便调阅。其次要构建工作开展情况的两级框架，可按重要程度分为重点、次要、一般工作，可按工作特点分为业务、日常、创新、临时工作，也可按工作内容分为组织协调、办文办会、服务保障工作等。无论采取哪种划分方法，都要紧紧围绕部门工作职责渐次展开。第三要充实好工作内容，一般说来，完整描述工作要包括工作思路对策、做法、工作成效等几个要素，即“怎么干”“干什么”“干到什么程度”等，力求逻辑清晰、层次分明、重点突出。
