公文是国家党政机关、军队、企事业单位和社会团体处理公务、处理生产、开展社会活动的一种文体。由于交际的目的、内容、对象和条件等因素对语言材料和修辞方式有着自己的选择，因此形成自己独特的语言风格。大家都能感到，看一篇公文，既和读一篇小说、散文感受不一样，也和读一篇社论、科技论文不同。这就说明公文语体是和文艺语体、科技语体和政治语体相区别的。这种区别在什么地方呢？就在于它是以记述为特征，实用为目的，它不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性为主要特征，除个别以鼓动、宣传为目的，如鼓动报告、倡议书、商品广告外，它主要是把准确和简洁等作最基本的、也是最高的要求，而规格化（尤其是严格意义上的公文）则是它的一个重要特点。因此，我们可以说，准确性、简洁性、规格性是公文语言的三个基本特征。
公文语言的第一特点是准确性。
冯梦龙在《笑府》中讲过一个笑话，大意是说一个苏州人，他的大女婿是个诗人，二女婿是个师爷（秘书）。在老丈人家作客时，大女婿赋诗一首，其中有一句：“清光一片照姑苏”，得到丈人夸奖。但二女婿不服气，提出：“差了，月岂偏照姑苏乎？须云‘姑苏等处’”。当然，这里笑的是二女婿不懂诗，不懂语言的模糊美，犯了“职业病”。二女婿的职业病是什么呢？这就是他长期在公务生活中形成的文要准确的职业本能。撇开这个笑话的戏谑、调侃的成份，它说明了一个基本的事实，就是公文的写作特别要强调准确。如果我们要表扬一个集体，需点一下代表人物时，不在代表人名后加个“等”字，那恐怕会引起误会，弄不好还会挫伤部分同志。在实际写作中，准确性要从两方面加以注意，一方面要求内容准确地反映客观实际。不论是打报告反映问题，还是发指示做工作部署，提出的问题要以客观事实为依据，分析问题以逻辑思维为准绳，绝不能犯主观主义，搞闭门造车，浮华失实。撰写公文，常常要大量运用事例，这方面最易失实。公文失实，向上容易导致错误的决策；向下容易降低公文的严肃性，严重的还会形成错误的指挥。另一方面，公文写作在遣词造句上要准确贴切，符合语法规范。要做到这一点，也得下功夫。作为一个部门的秘书工作者，如果缺乏一定的专业知识，对一些基本行业术语概念不清，不要说自己单独起草不敢下笔，就是看别人的拟文也不敢作只字移动。当然，专业术语的错误，还容易发现，而最容易出错的倒是一些常用的语词。如“意见大体上完全一致”、“产品和质量提高好多倍”、“他那样崇高的革命品质时时浮现在我们的眼前”等等。就是像“不能”、“不准”、“严禁”（程度不同），“一般”、“部分”、“大多数”（范围不一样），实际运用中造成的语气或过重或过轻，范围或过大或过小，都并不少见。由于缺乏一些基本的语法知识和正确的语感，使结构混乱、成份搭配不当、层次混乱和逻辑关系上出毛病，在公文中都是常常看得到的。这样，公文的质量怎么能高呢？过好文字关是准确地反映客观事物的前提，我们应在实际写作中不断提高写作水平。
