公文写作和政务信息讲义公文写作写材料不是搞高科技,只要你能具备“一有两肯”的素质,你就必然具备写好材料的潜质,当然一定的写作文字基本功是前提。“一有两肯”,就是要有悟性,肯积累,肯勤奋。一是有悟性,这是从事公文写作工作的核心。没有悟性,不能领会领导的意图,我们的一切努力、辛苦和汗水都是白费。悟性来源于什么呢?来源于我们平时要始终加强政治理论学习,来源于一定的政治理论水平和修养。学习政治理论,在当代中国就是要学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。“马克思主义是科学,不是教条,而是行动的指南。”邓小平同志指出:“在繁忙的工作中,仍然有一定的时间学习、熟悉马克思主义的基本理论,从而加强我们工作中的原则性、系统性、预见性和创造性。”二是肯积累,这是从事公文写作工作的基础。积累源于平时的点点滴滴,在于每天的看报、每天的观察、每天的实践。第一,必看新闻,只要有机会看电视,我必看新闻节目;第二,必看“三网站三报刊”。除了每天的报纸,及时将电子文档进行收藏,并整理归档。当然,积累的方式有很多,我只是谈一个方面。三是肯勤奋,这是从事公文写作工作的关键。肯勤奋,说白了就是肯吃苦。公文写作工作是一项“磨脑水,喝墨水(现1在是与电脑纠缠),流汗水”的工作,又是机关工作的同志每天必须面对的工作,脑水墨水汗水流在一起就是脑勤、手勤、腿勤。有人问我工作辛苦不辛苦,说实在话,的确辛苦,我有时调侃说:“前世作了恶,今生搞写作;今生好修炼,来世不写作”。的确,没有肯吃苦,没有以苦为乐的精神是搞不好公文写作工作的。一、把握公文写作的基本法则文以载道见水平。机关公文主要有四类。第一类是领导讲话,平时涉及最多。领导讲话又分为三种:一是领导同志在比较正式场合的讲话,需要字斟句酌、很少临时发挥的讲话,这是要求最高的;二是领导同志要临时发挥的讲话,准备一个讲话提纲或参考提纲;三是讲话的背景材料。第二类就是公文文件,包括各种请示、报告、通知、函、批复、意见,是上传下达、左右沟通的公文,结合我们工作实际,这是我今天要讲的重点。第三类是调研报告,包括汇报材料。第四类是政务信息,虽然文字量不大,但时效性很强,要求也很高,等会也展开讲一下。(一)如何写材料。不管是领导讲话还是写工作总结,还是写调研报告,其中是有规律可循的,也有一些技术上的问题,就是方法问题,主要是要注意以下四个方面:第一,要有针对性。第一,要有针对性。一个材料写得好不好关键是有没有针对性。习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言,他讲“有的同志讲话没有针对性,就没有号召力、没有感染力。有的同志与新社会群体说话说不上去;与困难群体说话说不下去;与青年学生说话说不进去;与老同志说话给顶了回去”,2这就是典型的讲话没有针对性。我们写材料首先要把握一点是有的放矢,具有针对性。如果开一个会讲作风建设,首先要找出作风建设存在哪些问题,怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。第二,搞好文章的布局。就是文章的框架结构要设计好,第二,搞好文章的布局。大小标题要设计好。我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说过一句话,他说“写文章和盖房子一样,要看如何布局设计,是否经济、合理、实用”。文章的框架结构怎么确定?我认为每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总结,它的结构是不完全一样的。从古到今就说写文章“文章无定法”,说的也是这个道理,但是万变不离其宗。文章结构我认为可以简单的归结为两种结构:一种是块状结构,一种是条状结构。块状结构可以理解为就是三部分,简单说第一就是“为什么”,第二就是“是什么”,第三就是“怎么办”。“为什么”,就是讲这项工作有什么意义;“是什么”,就是这项工作的内容是什么;“怎么办”,要有措施,要提出要求。条状结构开门见山讲几个问题。第三,材料、观点的统一。第三,材料、观点的统一。首先解决了针对性的问题,其次解决了框架结构问题,那么第三步就必须要实现材料、观点的统一,这一点是文章有没有高度,有没有起色,能不能吸引人的关键。一个材料里面,一个讲话里面,如果只有材料,只有好多的数字、事实,没有观点的提炼,那是流水账。如果讲话里面,材料里面只有观点,没有一些材料来佐证那么是空对空,同样不能给人留下深刻的印象。所以写文章必须两部分相结合,我们既要有事实同时还要有观点的提3炼,把观点用事实串起来。毛主席讲“要实现观点和材料的统一”,大家都知道毛主席的文章写的大气磅礴,引人入胜,深入浅出,在这方面主席教导了我们,即实现观点和材料的统一。要在实践中不断的提高,我们才能把握好,才能真的实现观点和材料的统一。首先是提炼观点要有一定的知识积累和对局势的把握、对问题的把握,因为观点是要符合中央的精神,要贯彻中央的精神。同时,这一观点又要为群众所接受,又要使之和实际紧密结合的,这是有难度的。事实证明,我们听听汇报进行调查,都可以了解很多情况,关键是观点的提炼。第四,注意语言风格。第四,注意语言风格。要用群众的语言,准确简洁。如果我们写文章、写讲话,拿一张报纸来抄,那是没有先例的,是不会成功的。要用群众的语言,我认为要用自己的语言,讲心话,讲实话,不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。在这方面,我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的榜样。比如说小平同志讲的一些大家都能记住,“发展是硬道理”,还有比这更高度的概括吗?还有比这更能让群众记住的吗?“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”,“稳定压倒一切”。胡锦涛总书记讲:“发展是第一要务,稳定是第一责任”,归纳的很好也能记住。语言非常重要,语言要有群众的语言,我们不是搞一些生僻的词,搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平,这是难以为群众所接受的。同样的我们的语言应该准确、简洁,特别是准确。我们局里除了办公室和其他极少数几个科室以外,起草领导讲话等大材料的不是很多,一般来说也就是一个半年工4作总结和全年工作总结,就是这两个材料,好多单位都搞不好,主要是没有真心投入,仔细收集资料。(二)如何办公文。公文,系公务文书的简称,是党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织行使法定职权,处理日常事务时经常使用的一种文体。制发公文是行政机关重要的行政方式,起草公文是公务员必须具备的一项基本功。公文的特点:一是法定的作者(依法成立的组织或以机关、国家领导人的名义发文);二是法定的权威性和行政的约束力;三是规范的体式。公文分为三类,一种是上行文,往上报的,主要是请示、报告。平行文只有一种,是“函”。下行文比较多,主要就是通知、通报。公文的常识很多,主要是要“怎么把好五关”,即政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。第一,把好政治关。第一,把好政治关。办理公文首要是把好政治关,因为公文是有规范体式和法定效力的,不能出现政治错误。盖着大红章发下去,是有法律效力,绝对不能出现政治问题,政治问题多个方面都可能出。不能违反或不符合党和国家的法律法规,就是发的公文不能与法律法规相抵触。公文里面如果出现国家领导人,不能出现姓名、职务、排序上的错误。比如说我们国家的常委有严格的排序的,政治局是按姓氏笔画排序,不能按想象来排列。公文里还涉及到一些权限的问题,我们也不能简单的处理。第二,把好政策关。第二,把好政策关。政策必须前后一致,左右一致,不能是前一个人是这一条规定,后一个人又是另一条规定,跟这一条规定是不一致的。当然,有些是需要调整的,我们做5个说明前一条是需要废弃的。中央特别强调凡是政策不配套,没有兼顾多方利益的政策不允许出台。我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念,必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱,引发社会稳定的问题。第三,把好事实关。第三,把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名,还有公文涉及的一些事情的事实,都必须要把好关,不能出任何差错。查证事实一定要查原文、要查原著。第四,把好格式关。第四,把好格式关。公文的格式是规范的,有统一的规定。要严格按照《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999)(来处理。这是我等会第二部分要重点讲的。第五,把好语言关。第五,把好语言关。公文语言特别强调准确、简洁,不要啰嗦。写公文其实是个很难的事情,草拟公文用词强调规范。过去有一句顺口溜,叫“一把刷子写电报;二把刷子写报告;三把刷子写道道”。讲的是越简略越难写,我们的公文都要求简单一些、简短一些,要求要明确一些,这一点在公文起草时候大家要注意,把握这一点。二、把握公文处理的规则和方法关于公文格式规范,请严格遵守《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)、有关条例办法及《省国土资源厅办公室关于进一步规范公文报送和办理工作的通知》(鄂土资办文〔2010〕150号)。(一)用纸幅面及版面尺寸。行政文件用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。公文用纸上页边距为37mm,下页边距为25mm;左、右页边距28mm、266mm(正负误差1mm)。版心尺寸为156mm×225mm(不含页码),一般每面排22行,每行排28个字。(二)文件中各要素标识规则。文件的各要素分为眉首、主体、公开形式、版记四部分。1.眉首。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。(1)公文份数序号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格在版心左上角第1行。(2)秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两者之间用“□”隔开。(3)紧急程度。如需标识紧急程度,用3号黑体字。顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目原则酌定,但是不能等于或大于22mm×15mm。7(5)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。(6)签发人。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于居左空1字,签发人姓名居右空1字,签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。2.主体。(1)公文标题。在红色反线下空2行,用2号创艺简标宋体字,可分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。(2)主送机关。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。(3)公文正文。主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体,阿拉伯数字用“TimesandNewRoman”,行间距一般设置为31磅,一般每面排22行28个字。正文中结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。第一层小标题用3号黑体,第二层小标题用3号楷体,以后层次的小标题原则上用3号仿宋体。公文中的“()”原则上用全角。除第一层“一”标题结束不用标点符号外,其他层次标题结束时,另起段落时必须以标点符号结束。公文正文中原则上不用“加粗”字体及下划线等。回复意见时,为方便识别,可用加粗字体及下划线等予以提示。8公文正文情况要真实,观点要明确,文字要精练,条理要清晰,层次要分明,书写要工整,标点符号要正确,用语要恰当。使用简称时,要先用全称,并注明简称。公文中使用人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文号。公文必须使用国家法定计量单位(亩或公顷在正文中需统一)。正文中的数字,除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外,一般都应当使用阿拉伯数字。(4)附件。公文中如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如只有一个,只用“附:”;附件如有两个以上,序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”)。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”或“附”,有序号时标识序号。附件的序号和名称前后应一致。(5)成文时间和公文生效标识。用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。位置在正文下空3行,右空4字。加盖印章应上距正文2mm—4mm,端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时,采取下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采取中套方式,即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前。两个印章均压成文时间,9互不相交或相切,相距不超过3mm;当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心。最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章和正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的办法解决。向上请示文件必须标注联系人和联系电话。位置在成文时间下空3行,左空2字,用括号标注。如:(联系人:×××,联系电话:××××××××)。3.公开形式。公开形式应按照依据《中华人民共和国政府信息公开条例》《国土资源部政府信息公开暂行办法》《湖北省政府信、、息公开规定》在“版记”主题词上面增加公开形式的内容,,公开形式分“主动公开、不予公开、依申请公开”三种。4.版记。版记包括主题词、抄送、印发机关和时间。版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心,置于公文最后一页(封四)。(1)主题词。用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号公文小标宋,词目之间空1字。主题词原则不能超过5个,第一个主题词是“国土资源”,第二个主题词是主办单位主要职责内容,最后一个主题词是公文文种。10(2)抄送。公文如有抄送(没有抄报),在主题词下1行,左空1字用3号仿宋体标识“抄送”,后标全角冒号。抄送机关间用顿号(或逗号)隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。(3)印发机关和时间。位于主题词或抄送机关之下在最后一行,用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。(三)页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘左空1字,双页码左空1字。在页面设置板式中,页眉距边界0mm,页脚距边界25mm。空白页和空白以后的页不标识页码。(四)装订要求。公文应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处,允许误差