一、明确所写材料的主题。
主题在机关公文、机关材料或其他文章中处于灵魂和统帅的地位。一篇公文价值的大小，材料的选择，结构的安排，表达方式及语言的运用等，都受其主题的制约并为主题服务。
机关公文、机关材料一般是按照本单位领导人的授命或来文机关的意愿，由材料写作人员撰拟而成的。因此，接受拟稿任务后，明确所写材料的主旨是机关公文、机关材料写作的起点。
一是要深刻领会本单位领导的发文意图。即下达任务的精神实质是什么，行文目的何在，行文要求如何。领导下达任务的精神实质就是所写材料的中心思想。行文目的就是发文机关或机关领导人试图通过发文要实现的结果。
二是要规范使用文种。文种是公文标题的重要组成部分，具有概括表明公文性能和发文机关职权范围，并体现行文目的与要求的功能。必须正确选择，避免用错文种。
三是拟稿人员要努力提高思想水平。拟稿人员的思想认识要与领导人的发文意图保持一致，而不是背道而驰。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。
主题对于任何一种文体形式来说，都可以称之为灵魂和统帅。公文作为在整个机关活动中起着沟通、联结、维系作用的文字材料，动笔之前，对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，是否符合公文的文体特征和表达需要等，应该有一定的衡量标准。这个衡量的标准，就是公文主题确立的原则。确立主题要坚持四条原则：一是要正确；二是要鲜明；三是要集中; 四是要有针对性。主题的表现方法有：标题示题、开篇破题、片言立题、篇末点题、一线贯题。
二、广泛收集材料。
材料是拟写公文不可缺少的“粮食”，是用来说明公文行文机关或作者意图、观点和行文目的的具体事实、基本情况、数据数字、理论资料，以及具体化了的党和国家的方针、政策等。拟写公文离不开收集材料。这是确保公文内容真实可靠的基础，也是实事求是的原则在拟文活动中的必然要求。
（1）要认清材料对公文写作的重要作用。
材料是形成观点的基础，是表现主题的支柱，是说明观点的例证；是组织结构的条件。
（2）要明确收集积累材料的途径和方法。
一是直接积累。直接积累材料，即深入社会实际和工作实际，认真调查研究，取得的第一手材料。如观察体验、调查采访等都是获得第一手材料的好方法。
二是间接积累。一个人不可能事必躬亲，有些材料需要间接积累。间接积累材料要注意把握材料内容的准确性，要以科学、谨慎的态度对待这项工作。方法分别有：摘要法、剪报法、卡片法、札记法、目录法。
三是在领会领导的意图中积累。在领会领导意图中积累的材料，是公文写作特有的材料。领导意图包括领导人的具体意见、思路、风格。公文写作不掌握领导意图，往往无法撰写。为什么有的人写作的材料自己认为可以，但是一到领导那里就打了板子，究其原因，好多是因为没有领会好领导的意图。所以，我们写作机关材料，就是要熟悉、掌握和领会领导人的具体意见、思路、风格。
