有一位大机关的同行，原来在新闻单位工作，拿过全国新闻大奖，是作品等身的“名记”。写而优则仕。调进机关工作以后，为了用其所长，组织上安排他负责综合文稿工作，可他好一段时间都找不到感觉、进不了角色。在一次交流中，他对我说：“我的困难主要有两个——一是不熟悉业务；二是不适应公文的话语体系。”
很可惜，因为时间不够，我们没有就着这个话题深入探讨下去。过后，他的话引起了我的思考：公文的话语体系有什么特点？是什么难住了这位大记者？
写文章就是用笔来说话，写公文要说出有机关特点、公文味道的行话。三百六十行，隔行如隔山；外行看热闹，内行看门道。不熟悉业务，就写不出行话；不适应公文的话语体系，同样写不出行话。
我们说话的时候，同一个意思可以有多种表达方式，个性鲜明、相对稳定的表达习惯形成风格。不同的人有不同的语言风格，不同类型的文章也有各不相同的话语方式。同一类文章，在话语方式上有共性特征，这是文本特点和写作要求的一个重要方面，也是思维方式在话语选择中的具体呈现，主要由文体规范和表达需要决定。从一定意义上说，文体规范是外因，表达需要是内因。
从文体规范看，公文强调“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼”。引号中的六句话二十四个字，是《党政机关公文处理工作条例》对公文起草的明确规定，可以说是公文话语方式的总基调。内容简洁，意味着要有所选择、正确取舍，合理把握主次、轻重、详略，尽力控制容量、简化层次、删除枝蔓。主题突出，意味着要围绕一个中心、凸显主干主线，不能节外生枝，也不能搞无主题变奏、多声部演唱。观点鲜明，意味着公文叙事说理宜用直笔，不像文学和新闻作品常用曲笔。结构严谨，意味着公文主要采用逻辑思维方式，以理序原则来谋篇布局，不像文学和新闻作品注重形象思维、主观体验和情感参与，主要以感情、时空为经纬来谋篇布局。表述准确，意味着写公文要丁是丁卯是卯，用词准确，材料确切，不讲违反政策、脱离事实的话，不讲文过饰非、似是而非的话。文字精炼，意味着不说废话、不扯闲话，不说那些没有错也没有用的官话套话。上面这六条，不是公文的“专利”，但公文在这些方面的要求更为严格。
